À l’issue des réunions, la rédaction de comptes rendus et procès-verbaux devient souvent un véritable casse-tête pour tout secrétaire de CSE. Cette difficulté réside en réalité dans l’obligation de retranscrire avec fidélité tous les débats et discussions qui ont été menés sans pour autant divulguer les informations d’ordre privé. Découvrez dans ce billet quelques conseils pertinents qui pourront vous permettre de rédiger en toute quiétude un procès-verbal du CSE et gagner en efficacité.
Soyez bien préparés et enregistrez les débats au besoin
Pour réussir brillamment la rédaction d’un procès-verbal du Comité Social Économique ou celui des réunions sociales, vous devez vous assurer de tout faire minutieusement. Dans cet ordre d’idée, la première chose à faire sera de vous procurer l’ordre du jour de la réunion en amont. En ce qui concerne la prise de notes, vous pouvez vous servir de votre ordinateur portable pour la réaliser. Vous écrirez ainsi deux fois plus vite grâce à la saisie semi-automatique et vos notes seront plus facilement déchiffrables.
Avec une telle solution, vous gagnerez un temps précieux par rapport à une prise de notes manuscrites. Hormis ça, sachez qu’en matière de rédaction de procès-verbal de CSE, l’assurance de tout risque est d’enregistrer les débats. En réalité, avec un fichier audio à votre disposition, vous aurez plus de facilité à compléter le procès-verbal si éventuellement vos notes sont subitement interrompues.
Grâce à cela, vous allez pouvoir réécouter quelques passages complexes des débats effectués à la réunion afin d’en saisir toutes les subtilités. Quoi de mieux pour rédiger avec efficacité un procès-verbal complet. D’ailleurs, n’hésitez pas à poursuivre la lecture de cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Faites totalement preuve de précision et de pédagogie lors de votre rédaction
La principale qualité d’un très bon procès-verbal de CSE que ce soit sur les sujets relatifs au CSSCT ou au personnel de l’entreprise réside particulièrement dans sa clarté. Votre procès-verbal doit renfermer des informations spécifiques, précises et la pédagogie utilisée pour la rédaction doit être unique et simple.
En effet, vous devez vous assurer que le procès-verbal du Comité Social Économique réunisse absolument l’ensemble des nombreux éléments qui ont été abordés au cours de la réunion. Il s’agit notamment du lieu, date et heure de début et de fin de la rencontre. Il doit également contenir le nom des instances représentatives du personnel ainsi que les décisions prises lors de la réunion, les commentaires et avis utiles à la compréhension des débats. Vous ne devez pas omettre aussi le résultat des consultations légales obligatoires de même que l’analyse des rapports indispensables fournis par l’employeur.
Rendez votre rédaction simple, soyez l’écrit et faites une relecture de votre procès-verbal
Soyez aussi simple que possible lorsque vous rédigez le procès-verbal du CSE et évitez surtout les phrases kilométriques dépourvues de sens. Veillez tout simplement à ce que le document soit fluide, très facile à lire et à comprendre. De plus, vous devez utiliser un temps convenable pour votre rédaction sans omettre de suivre l’ordre chronologique des débats menés au cours de la réunion.
Cela est valable même si les divers points à l’ordre du jour n’ont pas pu être abordés dans l’ordre préalablement établi. Vous devez aussi utiliser un excellent correcteur orthographique et grammatical, ce qui est idéal pour vous éviter de truffer votre procès-verbal de fautes. Mieux encore, pour que le procès-verbal du CSE soit le plus fidèle possible à la réunion, vous devez prêter une attention particulière aux éléments de langage.
Il s’agit principalement du champ lexical, du ton, des exemples, termes ou formules utilisés. Une relecture approfondie est également primordiale après la rédaction complète du procès-verbal du CSE. Cela vous permettra de prendre connaissance de certains points à clarifier ainsi que des erreurs à rectifier dans votre contenu.
Faites appel à des professionnels pour avoir un procès-verbal de très bonne qualité
Pour bien rédiger un procès-verbal du CSE, vous pouvez demander l’intervention d’un professionnel à votre réunion. Ce dernier vous assurera une neutralité totale de vos procès-verbaux. C’est une astuce optimale qui vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d’avoir un procès-verbal de très bonne qualité. Ne soyez pas inquiet du montant que vous aurez à débourser pour un tel service puisqu’avec seulement 90 euros voire 140 euros, vous serez pleinement satisfaits pour le travail qui sera effectué.